4 tips för bättre möten genom ledarskapscoaching

4 enkla tips för mer energigivande och bättre möten

I ledarskapscoaching pratar vi ofta om bättre möten. Du får 4 tips för mer energigivande och bättre möten. Ledarskapscoaching ger resultat!

Kreativa, energigivande, lärorika och bättre möten!

Så vill de flesta VDar, ledare och andra chefer att deras möten skall vara. Trots den fina ambitionen upplevs många möten som standardiserade (lika från gång till gång), ”rutiniserade”, sega och lite tråkiga. Det är sällan som mötesdeltagarna studsar ut med mer energi än de gick in. Vi vill ha möten där ögonen glittrar och idéerna flödar.

Som ledarskapscoach blir det ofta samtal om möten under coachningssessionerna. Antingen för att vi pratar om hur man kan förbättra de möten man själv leder. Eller för att den som jag ledarskapscoachar är “aningen” frustrerad över alla de möten som hon eller han måste delta i. De jag pratar med upplever ofta att möten stjäl deras arbetstid. Trots att vi ju får förmoda att den som bestämt mötet tycker att det är både viktigt och produktivt. Annars skulle väl inte det mötet genomföras? Många tycker också att mötena de är med på är för långa, och dessutom inte till speciellt mycket nytta för det egna verksamhetsområdet.

Håller alla med?

Det händer också att VD/ ledaren /ordförande för mötet uppfattar att övriga håller med om förslag fastän de egentligen inte tycker att förslaget är tillräckligt bra. Kanske för att deltagarna på mötet uppfattar att det är lite jobbigt och tar tid att börja diskutera ämnet, och kanske också för att det finns en risk att bli ansvarig om man kommer med förslag.

Oavsett vilken orsaken är så är det förstås olyckligt om man håller med om saker utåt men tycker något annat inåt. Ledaren för mötet känner ofta instinktivt att något är fel men utan ett väldigt öppet klimat kan det vara svårt att sätta fingret på orsaken.

Vem kommer med förslagen?

Många VDar och ledare lägger också fram en stor del av förslagen själva!!! Fast de har ett helt rum fullt av kompetenta människor runt sig… Varför?

• För att vi har väldigt duktiga, effektiva och erfarna ledare som har många kloka och bra förslag som de vet fungerar.
• För att det tar tid att bryta idéer mot varandra. Idéer behöver initieras, kombineras och diskuteras.
• Kanske också för att de som leder möten inte riktigt vet hur man skapar det öppna klimat som krävs för att kreativiteten ska kunna flöda och de smarta medarbetarna ska dela med sig av sin klokskap.

Ett utrymme mellan oss där idéerna får plats

Vi behöver hålla ett utrymme öppet för att idéerna ska få rum. Det är riskfyllt att vara för snabb att sätt igång, att bestämma vem som ska göra vad, och sätta deadline (för visst har ni alltid en deadline på viktiga saker?).

Dessutom har vi nytta av att oftare vara kvar i lite fluffiga resonemang längre än vi är vana vid, och längre än vad som känns riktigt bekvämt. Vill vi finna innovativa lösningar behöver vi vända och vrida på saker och ting samt lägga ihop olika tankar och idéer.

Det här behöver vi göra INNAN vi fattar beslut och sätter igång med aktiviteter. För att det ska vara möjligt behöver det finnas ett utrymme i både tid och rum där idéer kan brytas, stångas, kombineras och diskuteras. När många känner at de har ont om tid finns det en risk att det utrymmes inte skapas och inte hålls öppet.

“Doers”

I de flesta ledningsgrupper, på alla nivåer i en organisation, tenderar det att finnas en viss överrepresentation av ”doers”, personer som är bra på att sätta igång och få saker gjorda.  Det är utmärkt när vi väl har fattat det bästa beslutet, men det är inte alltid helt perfekt för att nå fram till det bästa beslutet.

Många personer som är i ledande positioner har kommit dit bland annat för att de är duktiga på att få saker gjorda. De har stor kapacitet och de tycker också att det är roligt att göra nya saker. De är duktiga på görandet därför att de har tränat mycket på det. Så det är inte konstigt att vi tenderar att prata mer om VAD vi ska göra än HUR det ska göras. Låt oss exempelvis fundera över HUR själva mötet går till…

Viktiga frågor att ställa kring HUR vi genomför möten som ger oss energi?

• Hur leder vi mötet så att alla mår bra och är kreativa och säger vad de tänker, tycker och känner?
• Hur skapar vi ett utrymme – en rymd – i mötet för att ”hinna med” kreativitet? Anledningen till att det är flera personer på mötet är rimligtvis att vi tror att det finns en vits i att just de personerna träffas och skapar något nytt.
• Hur stor del av mötet ägnas åt historia och nuläge? Hur stor del av mötet ägnas åt framtiden?
• Har ni mer energi efter ett möte än före? Då är det nog ett ganska bra möte 😊
• Hur startar ni mötet för att säkerställa maximal närvaro av alla
• Hur avslutar ni mötet för att säkerställa att ni gjorde så bra ni kunde och att nästa möte blir ännu bättre?

Hur hänger mötens effektivitet och kreativitet ihop med ledarskapet i organisationen?

Självklart hänger det dagliga ledarskapet och kulturen ihop med hur möten i organisationen upplevs. I öppna, tillåtande och kreativa organisationer är ofta möten just så – öppna, tillåtande och kreativa. Psykologiskt säkra som professor Amy Edmondson kallar det. Läs gärna hennes bok om Psycological Security om du är nyfiken på hur du kan skapa trygga, kreativa miljöer. Eller hör av dig så berättar jag mer över en fika online.

Motsatsen gäller också. I organisationer där man är lite rädd för att göra fel, inte känner sig uppskattad och accepterad och där ledarna ”hjälper till” och övervakar det mesta tenderar även möten att bli ganska formalistiska och tillknäppta tillställningar. Ibland kan dåliga möten ses som ett symptom på en inte optimalt fungerande organisation.

Men det behöver inte vara så illa. Det kan helt enkelt vara så att ni alla tror att ni är effektiva och att det är så här det måste se ut.

4 enkla tips för mer energigivande och bättre möten

Genom åren av ledarskapscoaching är det vissa saker som återkommer och som verkar fungera bättre än andra för att möten ska uppfattas som härliga istället för sega. De som finns här nedan kan du prova själv redan idag.

• All utveckling börjar med insikt. Starta redan idag med att i slutet av ordinarie möte ta en kort reflektionsrunda där alla kommer till tals. Svara på frågorna; Vad gjorde vi på dagens möte som var bra och gav energi? Kände du dig engagerad och lyssnad på? Vad tar du med dig och vad skulle du vilja att vi gör ännu bättre nästa gång?
• Döda inte idéer! Värdera inte förslag, kommentarer och uttalanden. Lyssna!!! Tänk. Ställ nyfikna frågor. Säg inte; Ja, men… Säg Ja! (inte nödvändigtvis till att genomföra idén, utan till att det är en intressant idé och låt oss fundera på den. Du kan också prova att säga; Ja! Och…
• Börja varje möte på ett kreativt och inkluderande sätt!
• Avsluta varje möte med att gå igenom det som var bra, och bestäm hur ni ska förfina till nästa gång.

Vill du ha roligare och mer energigivande möten? Tror du det är viktigt och spelar roll HUR möten genomförs? Tror du det påverkar resultatet?

Om du är en person som får saker gjorda – en doer…

Boka direkt en digital fika och prata möten och ledarskap!

Jag önskar dig all framgång i att skapa Bättre möten! / Business coach Hanna Plymouth